Viestintäsuunnitelma
1. Sisäinen tiedottaminen
Sisäisen tiedottamisen kohderyhmät ovat: Seuran jäsenet (pelaajat, joukkueiden toimihenkilöt, harrasteohjaajat ja muut), alaikäisten huoltajat ja seuran työntekijä(t).
1.1.Tiedottaminen
Tasapuolisella, avoimella ja kattavalla tiedottamisella varmistetaan, että jäsenet ja muut kohderyhmät voivat muodostaa mielipiteensä asiatietojen pohjalta ja seuraan tuleminen ja siinä toimiminen tapahtuu joustavasti ja tehokkaasti.
1.2. Tiedottamisen tavoitteet
- Tiedottaa jäsenille heidän oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan.
- Lisätä jäsenten mahdollisuuksia tuntea ja seurata seuran toimintaa.
- Lisätä jäsenten kiinnostusta osallistua seuran toimintaan.
- Edistää jäsenten mahdollisuuksia vaikuttaa piirin hallintoon.
- Tehdä seuraan tuleminen ja seurassa toimiminen helpoksi ja joustavaksi.
- Tehdä seuran visio, toiminta-ajatus ja arvot tunnetuiksi ja osaksi seuran päivittäistä toimintaa.
- Luoda avoin ilmapiiri, jossa voidaan keskustella yhteisistä asioista.
- Luoda yhteenkuuluvaisuuden tunne, FC Kangasalan oma ”jalkapallo- ja futsalperhe”.
1.3. Tiedottamisen vastuut
- Kokonaisvastuu seuran asioiden tiedottamisesta on seuran hallituksella ja erityisesti tiedottajalla.
- Hallituksen keskinäiset ja sisäiset vastuut määritellään ja tarkistetaan vuosittain seuran hallituksen ja seuratyöntekijän toimenkuvan ja vastuujaon mukaisesti.
- Seuran työntekijä raportoi puheenjohtajalle ja ko. toimen vetäjälle.
- Joukkueen toimihenkilöt (yleensä joukkueenjohtaja) raportoi joko seuran hallitukselle tai seuratyöntekijälle asiasta riippuen (vrt. hallituksen ja seuratyöntekijän vastuut ja toimenkuvat).
1.4. Tiedottamisen keinot
- Suora tiedottaminen (esim. sähköposti, some, puhelin, kasvokkain) asianosaisille.
- Tiedottaminen ja viestintä piirin kotisivuja käyttäen (verkkoviestintä).
- Toimintakertomus
- Toimintasuunnitelma
- Muut asiakirjat
- SOMEn kulloiset merkittävät tiedotusvälineet (kuten Facebook, Twitter)
1.5. Luotettavuus
Seuran tuottaman informaation on oltava luotettavaa ja ajankohtaista.
1.6. Kieli
Seura toimii suomenkielellä. Maahanmuuttajien kanssa käytetään tarvittaessa englantia.
2. Ulkoinen tiedottaminen
Ulkoisen tiedottamisen kohderyhmät ovat: Kangasalla ja lähialueilla asuvat, Kangasalan kunta ja sen johto, teknillinen ja vapaa-aikatoimi, SPL-Tampere, yhteistyöseurat, eri piiritoimijat, Palloliitto ja sen toimijat, tiedotusvälineet, yhteistyöyritykset ja -yhdistykset, HLU, koulut ja päiväkodit, sekä muut yhteistyötahot.
2.1. Tiedottaminen
Tasapuolisella, avoimella ja kattavalla tiedottamisella varmistetaan, että kohderyhmät voivat muodostaa mielipiteensä asiatietojen pohjalta, seuran tunnettuus kasvaa ja seuran ulkoinen imago on korkealla tasolla.
2.2. Tiedottamisen tavoitteet
- Tuoda jalkapalloa ja futsalia esiin positiivisella tavalla ja saada lisää näkyvyyttä ja arvostusta
- Lisätä kohderyhmien jäsenten mahdollisuuksia tuntea ja seurata seuran toimintaa
- Lisätä kohderyhmien kiinnostusta jalkapalloa ja futsalia kohtaan
- Verkostoituminen
2.3. Tiedottamisen vastuut
- Kokonaisvastuu seuran asioiden tiedottamisesta on seuran hallituksella ja erityisesti tiedottajalla.
- Hallituksen keskinäiset ja sisäiset vastuut määritellään ja tarkistetaan vuosittain seuran hallituksen ja seuratyöntekijän toimenkuvan ja vastuujaon mukaisesti.
- Seuran työntekijä raportoi puheenjohtajalle ja ko. toimen vetäjälle.
- Joukkueen toimihenkilöt (yleensä joukkueenjohtaja) raportoi joko seuran hallitukselle tai seuratyöntekijälle asiasta riippuen (vrt. hallituksen ja seuratyöntekijän vastuut ja toimenkuvat).
2.4. Tiedottamisen keinot
- Suora tiedottaminen (esim. sähköposti, some, puhelin, kasvokkain) asianosaisille.
- Mediatiedottaminen tiedotusvälineille
- Tiedottaminen ja viestintä piirin kotisivuja käyttäen (verkkoviestintä).
- Toimintakertomus
- Toimintasuunnitelma
- Muut asiakirjat
- SOMEn kulloiset merkittävät tiedotusvälineet (kuten Facebook, Twitter)
2.5. Luotettavuus
Seuran tuottaman informaation on oltava luotettavaa ja ajankohtaista.
2.6. Kieli
Seura toimii suomenkielellä. Maahanmuuttajien kanssa käytetään tarvittaessa englantia.
3. Some-ohjeistus
FC Kangasala noudattaa lakeja, asetuksia, muita virallisia ohjeista ja suosituksia, Palloliiton ja seuran sääntöjä sekä hyviä tapoja sosiaalisen median viestinnän osalta.
Kts. tarkemmin erillinen some-ohjeistus
4. Kriisiviestintä
Kriisi voi olla mikä tahansa seuratoiminnassa tapahtunut, tai seuratoimintaan vaikuttava yllättävä ikävä tapahtuma, kuten onnettomuus urheilutapahtumassa tai pelimatkalla, väkivalta tai sillä uhkaaminen, rasistiset tai muuten kielteiset lausumat somessa tai muussa mediassa, rikosepäilyt, terveyttä uhkaavat tekijät (esim. liikuntapaikkojen sisäilmaongelmat) tai seuran avainhenkilöiden menehtyminen.
FC Kangasala noudattaa kriisin tapahtuessa aina lakeja ja viranomaismääräyksiä ja Palloliiton ohjeita sekä seuran omia sääntöjä ja virallisia päätöksiä. Lisäksi:
- Joukkueen/ryhmän yksittäiset ongelmatilanteet ratkotaan joukkueenjohtajan/ryhmän vastuullisen ohjaajan johdolla. Asia käsitellään reilusti ja avoimesti ja tehdyt päätökset perustellaan ja kommunikoidaan asiallisesti. Tarvittaessa seuran työntekijä tai hallituksen edustaja kutsutaan paikalle.
- Vakavat ongelmat ja mahdolliset väärinkäyttöasiat sekä julkisuuteen mahdollisesti menevät asiat informoidaan heti seuran hallitukselle (tyypillisesti puheenjohtaja ja/tai tiedottaja) ja seuratyöntekijälle. Tapauksen tyypistä riippuen asian hoito siirtyy hallituksen edustajan tai seuratyöntekijän johdettavaksi.
- Vakavassa onnettomuustilanteessa a) varmistetaan viranomaisyhteistyö, b) otetaan aina yhteyttä loukkaantuneen/menehtyneen huoltajaan ja sovitaan hänen/heidän kanssaan miten menetellään esim. julkistamisen kanssa, c) otetaan aina yhteyttä pelikavereihin ja ko. joukkueen toimihenkilöihin (ensisijainen kontakti joukkueenjohtaja tai ryhmän vastuuohjaaja) ja sovitaan informointi ja onko tarve ns. jälkihoitoon. Tapauksen jälkikäsittely järjestetään kunnan kriisiryhmän kanssa jos tapaus antaa siihen aihetta (yhteys kunnan kriisiryhmään ja ohjeet sieltä). Lisäksi d) päätetään laitetaanko esim. seuran ja lajiliiton sivuille surunvalittelu ja e) mitä asiasta informoidaan ´muutenkin julkisuudessa (huom: tarvittaessa huoltajan suostumus varmistetaan). Lisäksi f) some-viestintää seurataan ja tarvittaessa puututaan lyhyesti ja aina "faktapohjalta". Vielä g) Ei mennä huhuviestintään vaan pitäydytään faktoissa ja yksityisen henkilön tietosuojaa ja yksityisyyttä kunnioitetaan. Terveystietoja ei saa antaa julkisuuteen!
- Vakavat kriisitapaukset hoidetaan "projektina" jossa nimetty projektiryhmä, ryhmän johtaja, toimintasuunnitelma, asioiden kirjaaminen ja projektin lopetus.